عوامل حیاتی موفقیت پیاده سازی و الگوهای های ارزیابی آمادگی ERP و ارائه مدلی برای آن

هر پروژه ERP از چندین مرحله تشکیل شده است و ارزیابی آمادگی، فرآیندی است که در مرحله اول آن قرار می گیرد. همانطور که پیشتر نیز اشاره شد، نرخ بالایی از پروژه های ERP با شکست مواجه می شوند؛ از این رو ارزیابی آمادگی سازمانی برای پیاده سازی یک سیستم ERP از جایگاه مهمی برخوردار است. فرآیندی که نقشی اساسی در کنترل و مدیریت مخاطرات مربوط به پیاده سازی داشته و می تواند از متحمل شدن هزینه های سنگین چنین مخاطراتی در سازمان بکاهد.

فرآیند ارزیابی آمادگی برای یک سازمان منافع زیادی دارد. سولیوان و همکاران (2006)  این منافع را بشکل زیر طبقه بندی می کند:

• تعیین میزان آمادگی سازمان برای متعهد  شدن پیاده سازی یک پروژه ERP
• شناسایی نواحی ضعف مرتبط با پیش نیازهای پروژه پیاده سازی ERP در سازمان
• پیش بینی نتایج حاصل از پیاده سازی ERP در قالب سنجه های مرسوم پروژه (همانند: بودجه، برنامه زمان بندی، توانمندی سیستم ) با درجه ای از اطمینان

 تحقیقات صورت گرفته در حوزه ارزیابی آمادگی یک سازمان از دامنه بررسی پراکنده ای برخوردار هستند. برخی از تحقیقات بر عوامل حیاتی موفقیت ERP، برخی بر آمادگی کارکنان برای تغییر و برخی بر آمادگی سیستم مدیریتی سازمان تاکید داشته اند. در ذیل به برخی از مدل های ارزیابی آمادگی سازمان اشاره خواهیم کرد.؛ مدل هایی که به مثابه نوع رویکرد متفاوت شان، تحت عنوان الگوهای ارزیابی آمادگی سازمان عنوان می شوند.  

یکی از مدل های ارائه شده در خصوص سنجش آمادگی یک سازمان برای پیاده سازی سیستم سازمانی[1] ، چارچوبBEST[2] است. این مدل بحث می کند که تغییرات سازمانی مربط به  ESIها، فرآیندی پیچیده و پویاست  که با درجه ای از عدم اطمینان با مسائل غیر منتظره ای همراه است. پروژه چارچوب BEST از سال 2002 توسط اتحادیه اروپا آغاز گردید. هدف این پروژه درک پویایی های مربوط به فرآیندهای یک سیستم سازمانی و کمک به آمادگی سازمان ها در مواجهه با پیامدهای ناشی از شکاف بین فناوری اطلاعات و مدیریت تغییر سازمانی بود. این هدف از طریق اکتساب دانش پویایی های فرآیندهای مربوط به پروژه سیستم های سازمانی فعلی محقق می شد (BEST ، 2004؛ واگنوم و همکاران، 2004؛ کِنِت و همکاران، 2006).

این دانش شامل شناسایی اتفاقاتی است که در حین اجرای سیستم های سازمانی (فعلی) رخ می دهد. سپس این اتفاقات در قالب زنجیره «علت-اتفاق-اقدام-نتیجه[3]»  ثبت می شوند. اتفاق شامل هر مسئله و مشکلی می شود که ناشی از تصمیمات یا اقدامات سازمانی باشد و یا این که دربرگیرنده اتفاقاتی است که در نواحی خارج از کنترل سازمان رخ می دهد. علت شامل دلیل یا اقدامی است که منجر به تولید اتفاق می شود. اقدام نیز شامل فعالیتی است که بعنوان راه حل یک اتفاق اتخاذ می شود. این زنجیره ابزاری را فراهم می کند که توانایی تحلیل گران و مشاورین سازمان در شناسایی و اقدام درباره مسائل و مشکلات غیرمنتظره را افزایش می دهد.

چارچوب BEST مشتمل بر سه بعد و شش جنبه است (شکل 16-2). سه بعد این چارچوب عبارتند از:

• فرآیند های دائمی کسب وکار  شامل تمام فعالیت های غیر موقتی است که توسط سیستم جدید مورد پشتیبانی و یا تحت تاثیر آن قرار می گیرد.
• طراحی و تنظیم سیستم سازمانی شامل تمام فعالیت هایی مورد نیازی است که سیستم را برای پذیرش و همترازسازی با کسب و کار آماده می سازد. علیرغم این که فرآیند طراحی و تنظیم سیستم، فرآیندی موقتی است؛ منتهی ممکن است تا پس از پیاده سازی سیستم نیز ادامه داشته باشد.

• مدیریت پروژه نیز تمرکز خود را بر تمام فرآیندهای ضروری برای طرح ریزی و نظارت بر پیاده سازی سیستم قرار می دهد. انتخاب و اجرای راهبرد پیاده سازی، انتخاب سیستم و پیاده سازی آن در سازمان، تشکیل تیم پروژه، مدیریت اسناد پروژه و غیره می شود