مبانی نظری بکارگیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی در سازمان برق

شرکت برق آذربایجان با بکارگیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی در حال رسیدن به بخشی خواسته های خود می باشد. هدف کلی رسیدن به صد در صد  به شرح ذیل می باشد:

• استقرار رویکرد پیگیری و نظارت سیستمی مداوم
• تامین شرایط اعمال مدیریت موثر، انجام اصلاحات و افزایش کیفیت
• ارتقاء کیفیت فرآیند تصمیم گیری ، ارائه اطلاعات در زمان و با هزینه مناسب
• کلیه عملیات های یک سازمان را پوشش می دهد
• پیکر بندی صحیح تر ساختار فرآیندهای موجود در سازمان
• وجود یک پایگاه داده ها برای کلیه اطلاعات و تراکنش های سازمان
• ایجاد یکپارچگی سازمانی و افزایش سازگاری اطلاعات موجود در سازمان
• به حداقل رساندن ورود اطلاعات و اشتباه کاربری
• به حداکثر رساندن امنیت اطلاعات
• توان مدیریت و برنامه ریزی تمام فعالیت های سازمان
• امکان تحلیل اطلاعات با بکارگیری ابزارهای قدرتمند
• کنترل دقیق و افزایش جریان نقدینگی سازمان
• کاهش شدید زمان پاسخگویی
• به حداکثر رساندن هوشمندی و کنترل های سیستم
• به حداقل رساندن اتلاف زمان و هزینه ها در هرعملیات
• بهبود توان رقابتی سازمان در بازار
• تخصیص بودجه و انحرافات آن ، بطور یکپارچه در کل سیستم
• فراهم شدن ساختاری کاملا مناسب برای SCM , CRM
• فراهم شدن ساختاری مناسب برای تجارت الکترونیکی[1]
• ایجاد ابزاری دقیق و مهم برای تولید ارزش در سازمان
• تغییر تمرکز از برنامه نویسی داخلی درسازمان به بهبود فرآیندها
• امکان توسعه سیستم و استفاده از تکنولوژی های جدید[2]
• استانداردسازی و سرعت بخشیدن به فرآیندهای سازمان وافزایش بهره وری .

مسئولان و دست اندرکاران بایستی تلاشهای خود را در راستای خودکفایی در زمینه تولید محصولات و نرم افزارهای مربوط و مرتبط با سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی توسعه نموده و بخش خصوصی را تشویع و حمایت نماید. به هر حال با وجود مشکلات فراوان داخلی و خارجی که در طول پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، شرکت مدیریت برق آذربایجان با وجود ریسک های بزرگ که ناشی از سنتی بود سیستم های موجود بوده، با تکیه بر  توان علمی و فنی مشاوران و متخصصان زبده خود که چهره هایی شناخته شده در کشور و منطقه هستند این امر مهم را با سربلندی شروع کرده، ادامه و به اتمام خواهند رساند. در صورت ادامه برخی از موانع، متخصصان شرکت برق آذربایجان قدرت مالی و علمی - فنی آن را دارند که برای خود و سایر سازمان های کشوری نرم افزار و روش های برنامه ریزی منابع سازمانی را طراحی و ارائه نموده و بکارگیرند.

تحلیل ساختار هزینه بکارگیری سیستم برنامه ریزی منابع انسانی در صنعت برق آذربایجان

هزینه تقریبی مالكیت ERP شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات حرفه‌ای و كارشناسان داخلی چندین شرکت بزرگ مورد بررسی قرار گرفته‌ شده که ، از جمله شركت‌های كوچك - متوسط و بزرگ صنعتی، مبلغ موردنظر به طور متوسط 15 میلیون دلار بوده است و به این نتیجه میرسیم كه پیاده سازی ERP گران است و چندان به نوع شركتی كه از آن استفاده می‌كند، بستگی ندارد.

هزینه های بکارگیری ERP تقریبا به صورت زیر می باشد:

• 60% پیاده سازی
• 20% هزینه ایجاد زیر ساختهای لازم
• 20% هزینه نرم افزار

هزینه آموزش : به‌دلیل یكپارچه بودن سیستم ERP و نظر به اینكه كابران در بخشهای مختلف شركت با یك سیستم یكپارچه كار می‌كنند ، لازم است درك بیشتری از فعالیتها و فرایندهای موجود در سایر بخشها نیز پیدا كنند . کاربران باید طوری توجیه و آموزش ببینند که درک کنند هر داده ای كه وارد سیستم می‌كنند بر روی كل سیستم اثر گذار خواهد بود . بنابراین باید ارتباط بین بخشهای مختلف شركت از طریق این سیستم برای كاربران كاملا تشریح شود . تجربه نشان داده است در صورتی‌که آموزش کار با سیستم های بزرگ به خود کاربران واگذار شود، نتیجه مطلوبی حاصل نخواهد داشت بنابراین باید طبق یک برنامه ریزی دقیق برای کاربران كلاس آموزشی برگزار كرده و پس از پایان دوره برای آنها گواهینامه کار با سیستم صادر کرد.

هزینه آزمایش نرم افزار :آزمایش سیستم در یک گستره وسیع عملیاتی یکی از مراحل اصلی پیاده سازی سیستم است که بعضی از صاحب نظران، 20 درصد کل زمان چرخه عمر سیستم را به این امر اختصاص می‌دهند .حال برای حصول اطمینان از روند صحیح اجرای فعالیتها ، باید ارتباط بین نرم افزارهای ERP با یكدیگر و احتمالا با سایر نرم افزارهای خاص بكاررفته در شركت مورد توجه قرار گیرد.

 هزینه سفارشی کردن نرم افزار: در صورتی‌که یك یا چند عامل از نرم افزارهای ERP نتواند با شرایط كاری و فرایندهای موجود سازمان منطبق شود، نرم افزار مزبور بر اساس شرایط خاص آن شركت بازسازی می شود. تجربه نشان داده است اگر ERP را به چهار بخش کلان تولید، بازرگانی، منابع انسانی و مالی تقسیم كنیم، اصولا بخش تولید هر سازمان قسمت خاص آن سازمان محسوب می‌شود و همیشه بیشترین اصلاح را نیاز دارد که بنا به درخواست كارفرما سفارشی سازی می شود .

نظر به هزینه های بسیار بالای پیاده سازی ERP در سازمانها ، اغلب آنها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازی ERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سریعا از این سیستم كسب كنند و به دنبال آن كاهش چشمگیر هزینه ها را داشته باشند. ولی چنین امری در بدو امر امكان پذیر نیست و لازم است مدت زمانی از نصب و اجرای سیستم ، گذشته باشد و بهبودهایی در فرایند موجود نیز حاصل شده باشد تا زمان بازدهی این پروژه آغاز شود.

 در اكثر سازمانهای بزرگ دولتی كشور به‌دلیل هزینه بسیار بالای تهیه سیستم های یکپارچه و به تبع آن عدم برنامه ریزی كل منابع سازمان بطور یكپارچه، توانایی محاسبه قیمت تمام شده محصولات و خدمات وجود نداشته و  بعضا سازمانها بدون داشتن قیمت واقعی وحتی با متحمل شدن ضرر به فروش محصولات خود اقدام می كنند.